Erstellen Sie eine Ansicht für späte Zeiteinträge

Erstellen Sie eine Ansicht für späte Zeiteinträge


EIN Projektservice Klient kam vor kurzem zu mir und bat um Hilfe, um sicherzugehen, dass ihr Team ihre Daten aufzeichnete Zeiteinträge innerhalb ihrer zweiwöchigen Berichtsperiode. Dies brachte mich zum Nachdenken darüber, wie praktisch es wäre, eine Ansicht zu haben, in der alle Personen, die zurückblieben, in ihren Arbeitszeitnachweisen aufgeführt sind. Das Late Time Entry Die Ansicht erwies sich als eine so einfache und nützliche Funktion, dass ich sie mit anderen teilen wollte, um jedem die Verwaltung seiner Organisation zu erleichtern Zeiteinträge mit nur leichte anpassung.

Schritt 1: Erstellen Sie das Feld

Erstellen Sie ein neues Datumsfeld im Projektservice Entität Buchbare Ressource namens Letzte Einreichung.

Schritt 2: Erstellen Sie die Ansicht

Nennen Sie Ihre Ansicht so etwas wie Ressourcen mit Späteingabe, fügen Sie die gewünschten Spalten hinzu und fügen Sie die folgenden Filterkriterien hinzu:

  • Letzte Einreichung> Älter als X Wochen> 2
    • Dadurch werden Ressourcen herausgefiltert, die in den letzten 2 Wochen Zeit eingereicht haben
  • Ressourcentyp> Gleich> Benutzer
    • Dadurch werden irrelevante Ressourcen wie "Ausrüstung" oder "allgemeine" Ressourcen herausgefiltert, die niemals Zeit einreichen
  • Status> Gleich> Aktiv
    • Dadurch werden deaktivierte Ressourcen herausgefiltert, die andernfalls für immer in der Ansicht stecken bleiben würden

Wenn Sie auch die Ansicht einschließen möchten Buchbare Ressourcen Wer noch nie Zeit eingereicht hat, kann eine hinzufügen Oder Klausel für die letzte Einreichung> Enthält keine Daten. Da dies jedoch dazu führt, dass die Ansicht neu enthält Buchbare Ressourcen oder Buchbare Ressourcen Wenn Sie keine Zeit benötigen, halte ich es lieber aus.

Schritt 3: Erstellen Sie den Workflow zum Auffüllen des Felds

Das Feld kann mit einem einfachen Hintergrund gefüllt werden Arbeitsablauf oder Fließen. Zur Vereinfachung wird in diesem Beispiel die bekannte Workflow-Engine verwendet. Benennen Sie Ihren Workflow und wählen Sie die Zeiteintrag Entität.

Achten Sie darauf, Ihre einzustellen Umfang zu Organisation und aktualisieren Sie die Start wann Bedingung nur Datensatzfelder ändern sich auf Eingabestatus. Ein Auslösen ist nicht erforderlich Datensatz wird erstellt weil der Zeiteintrag wird immer mit einem erstellt Eingabestatus von Entwurf.

Der erste Workflow-Schritt ist a Zustand prüfen Auf Zeiteingabe> Eingabestatus> Gleich> Gesendet einstellen. Dies stellt sicher, dass der Workflow nicht ausgelöst wird, wenn er zuvor genehmigt wurde Zeiteinträge sind Genehmigt oder Ist zurückgekommen.

Der nächste und letzte Workflow-Schritt ist ein Datensatz aktualisieren Schritt auf Buchbare Ressource. Eigenschaften festlegen hier zum aktualisieren der Letzte Einreichung Feld mit Ausführungszeit verarbeiten

Ihr vollständiger Workflow sollte folgendermaßen aussehen:

Und du bist bereit zu gehen! Sie haben jetzt eine Letzte Einreichung Feld auf jeder bestückt Buchbare Ressource Datensatz sowie eine Ansicht, die das neue Feld verwendet, um zu erkennen, wenn jemand zu spät seine Zeit eingibt. Diese Ansicht kann hinzugefügt werden Projektservice Dashboards, die als Standardansicht angeheftet oder in verwendet werden Erweiterte Suche wie nötig. Beachten Sie jedoch, dass die Ansicht zunächst leer ist, bis mindestens zwei Wochen, nachdem die Ressourcen ihre Zeit zum ersten Mal übermittelt haben.

Wenn Sie Fragen oder Anregungen zur Verbesserung der Ansicht haben, hinterlassen Sie bitte einen Kommentar!



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